MAKALAH BAHASA SURAT

MAKALAH BAHASA SURAT 

MAKUL : KORESPONDENSI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang Masalah

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca. Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui bahasa yang digunakan dalam penulisan surat yang baik dan benar  serta kita dapat mengetahui penggunaan ejaan dan tanda baca yang digunakan dalam surat serta mengetahui singkatan danakronim yang biasa digunakan dalam menulis surat. Berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa  sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan   surat resmi maupun tidak resmi.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan bahasa surat?

2.      Bagaimana cara menulis surat yang baik?

3.      Apa saja singkatan yang sering digunakan dalam membuat surat?

1.3  Tujuan

1.      Untuk memahami bahasa surat.

2.      Untuk mengetahui cara pembuatan surat yang benar.

3.      Untuk mengetahui singkatan-singkatan yang ada dalam surat.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Bahasa Surat

Pada bab sebelumnya telah disinggung bahwa pada hakikatnya surat adalah sebuah karangan yang merupakan rumusan dalam bentuk tertulis tentang suatau pernyataan, pertimbangan, permintaan atau hal-hal lain untuk disampaikan kepada pihak lain/ si penerima surat. Oleh sebab itu bahasa atau kalimat yang digunakan harus jelas seefesien mungkin. Suatu kalimat dikatakan baik apabila kalimat tersebut dapat mewakili suatu kesatuan ide pokok dan penghematan kata. Cukup sekali baca, si penerima surat dapat langsung menangkap makna, isi dan tujuan surat tersebut.

Bahasa surat adalah bahasa yang dilahirkan secara tertulis, baik indah, rapi, sopan, ramah tamah.  Untuk surat niaga dan surat resmi harus ditulis singkat, sederhana dan padat isinya.

Bila demikian halnya, berarti surata adalah sebuah karangan yang harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan/komposisi, misalnya: tema, tata bahasa, kalimat, alenia, gaya bahasa, tujuan komposisi dan penggunaan tanda baca. Sebagai sebuah karangan maka surat dapat disusun secara deduktif atau induktif.

Secara deduktif ialah apabila si penulis surat terlebih dahulu mengutarakan pokok permasalahannya, baru kemudian diikuti penjelasan atau alasannya. Sedangakn secara induktif ialah apabila si penulis surat lebih dahulu mengemukakan  alasan-alasan sebagai latar belakang, baru kemudian sebagai kesimpulan ia kemukakan pokok permasalahannnya.

Biasanya untuk surat yang sifatnya meminta/memohon, jika dibuat secara deduktif kurang menciptakan keakraban bagi pembacanya. Karena itu untuk jenis surat tersebut, akan lebih berhasil bila ditulis secara induktif.

 

2.2  Menulis  Surat yang Baik

Dibanding dengan bahasa lisan, umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi tertulis relatif lebih singkat. Oleh karena itu bila hendak menulis surat, penyusun harus memperhatikan topik atau pokok masalah yang hendak disampaikan. Selanjutnya ia harus merumuskan cara penyampaian bagaimana yangpaling efektif dan efisien. Setelah semuanya jelas barulah ia mempertimbangkan baik-baik susunan kalimat, pilihan kata beserta artinya dan perangkat ejaan dan situasi yang mendukung penyampaian maksud tersebut.

Bahasa atau kalimat yang digunakan harus jelas, artina dengan sekali baca pihak penerima surat dapat langsung menangkap isi surat tersebut tanpa ada keragu-raguan. Untuk itu unsur-unsur kalimat harus terpenuhi, yakni: subyek, predikat, obyek, dan keterangan lain bila diperlukan. Nada suratpun harus simpatik, luwes, lugas dan menarik, sehingga perlu dipikirkan bagaimana menghindari pemakaian kata yang kurang tepat (bermakana ganda).

Penggunaan kalimat panjang dan berbelit-belit sebaiknya dihindari. Begitu pula dengan pemakaian-pemakaian istilah yang tidak lazim, akronim atau singkatan bentukan sendiri, sebaikna jangan digunakan. Hindarkan penggunaan kalimat majemuk berikut anak kalimay yang bertele-tele, karena semua itu akan menyebabkan informasi akan di tangkap secara keliru.

                                                                                                              

2.3  Ejaan dan Tanda Baca

Untuk menjadi seorang sekertaris yang terampil, dituntut pengetahuan yang luas mengenai ejaan dan tanda baca yang beralaku dalam bahasa Indonesia, tanpa terpengaruh oleh ejaan dan tanada baca bahasa asing, bahasa Inggris khususnya. Menulis surat dalam bahasa Indonesia harus memperhatikan kaidah-kaidah bahasa Indonesia, diantaranya:

a.      Pemakaian huruf kapital dan huruf miring

Huruf kapital umumnya dipakai sebagai:

1.      Huruf pertama nama gelar kehormatan, keturunan dan keagamaan yang diikuti dengan nama orang.

Contoh : Mahaputra Suyantno, Haji Syafi’i, Sultan Agung

2.      Huruf pertama nama jabatan dan pangkat atau pengganti nama orang tertentu, nama instansi atau nama tempat.

Contoh : Perdana Menteri Mahathir Mohammad, Marsekal Madya Priyono, Gubernur Bank Indonesia, Gubernur Jawa Timur.

3.      Huruf pertama unsur nama orang.

Contoh : Muhammad Taufan, Ali Sadikin, Andreas.

4.      Huruf pertama nama bangsa, suku bangsa dan bahasa.

Contoh : suku Dayak, bangsa Jepang, bahasa Inggris.

5.      Huruf pertama nama tahun, bulan, hari dan hari besar/raya.

Contoh : tahun Hijriah, bulan Juli, hari Lebaran, hari Natal.

6.      Huruf pertama peristiwa sejarah.

Contoh : Perang Di ponegoro, Proklamasi Kemerdekaan Indonesia.

7.      Huruf pertama nama geografi.

Contoh : Asia, Afrika Selatan, Selat Malaka, Gunung Kelud, Pegunungan Bukit Barisan, Dataran Tinggi Dieng.

8.      Huruf pertama nama buku, majalah, surat kabar, tabloid, judul karangan, kecuali kata di, ke, dari dari, dan yang, untuk, yang tidak terletak di depan.

Contoh : Saya membeli majalah Kartini untuk istri saya, Saya berlangganan surat kabar Kompas.

9.      Huruf pertama unsur singkatan nama gelar, pangkat dan sapaan.

Contoh : Ir (insinyur), Prof. (profesor), Ny. (nyonya), Sdr. (saudara)

10.  Huruf pertama kata penunjuk hubungan kekerabatan yang dipakai dalam penyapaan atau pengacuan.

Contoh : Saya senang menerima Anda. “Kapan Budi kemari, Bu? Tanya Ani. Mereka berkumpul di rumah Ibu Supasno. Pedagang itu mendatangai kantor Pak Walikota.

11.  Huruf pertama kata ganti Anda.

Contoh : Semuanya terserah pada Anda. Bagaimana keadaan Anda?

Huruf miring umumnya dipakai untuk menuliskan kata tertentu.

1.    Huruf  miring dipakai untuk menuliskan nama buku, majalah dan surat kabar yang dikutip dalam tulisan.

Contoh : Dokumentasi Kartini, disadur bebas dari tabloid Cek & Recek.

2.    Huruf miring dipakai untuk menegaskan arti bagian kata, kata atau kelompok kata.

Contoh : Fasilitas itu bukan untuk Anda.

b.      Kata turunan

1.      Imbuhan (awalan, sisipan, akhiran) dittulis serangkai dengan kata dasarnya.

Contoh : bermain, memainkan, dimainkan.

2.      Jika bentuk dasar merupakan gabungan kata, maka awalan atau akhiran ditulis serangkai dengan kata yang langsung mengikuti atau mendahuluinya.

Contoh : bercandaria, garisbawahi.

3.      Jika bentuk dasarnya merupakan gabungan kata yang telah mendapat awalan dan akhran, maka unsur gabungan itu

Contoh : menyebarluaskan, penyebarluasan, penggarisbawahan.

4.      Jika salah satu unsur gabungan kata yang telah dipakai sebagai kombinasi, maka gabungan kata tersebut ditulis serangkai.

Contoh : antarkota, pancawarna, multiwarna.

5.      Jika bentuk terikat diikuti kata yang huruf awalannya adalah huruf kapital, maka diantara kedua unsur itu ditulis tanda hubung (-).

Contoh : non-Australia, pan-Amerika.

c.       Bentuk ulang

Bentuk ulang ditulis lengkap dengan menggunakan kata hubung (-).

Contoh : adik-adik, ramah-tamah, riuh-rendah, sayur-mayur dan lain-lain.

d.      Gabungan kata

Gabungan kata atau kata majemuk (termasuk istilah khusus), unsur-unsurnya ditulis secara terpisah.

Contoh : meja makan, surat kawin,  kepala desa, ketua kelompok.

e.       Kata depan di, ke dan dari

Kata depan di, ke dan dari ditulis secara terpisah dari kata yang mengikutinya, kecuali kata yang sudah lazim dianggap sebagai satu kata seperti kepada dan dari pada.

Contoh : Kami ingin menginap di sini semalam. Daripada melamun lebih baik bekerja. Ia datang dari Surabaya

f.       Kata si dan sang

Kata si dan asang ditulis secara terpisah dari kata yang mengikutinya.

Contoh : Si pencuri dan si penadah tertangkap basah. Eko sangat patuh pada sang direktur.

g.      Partikel

1.      Partikel pun ditulis secara terpisah dari kata yang mendahuluinya.

Contoh : jika kamu pergi, aku pun pergi, tidak satu pun dari mereka yang datang.

Tetapi bila kelompok kata tersebut lazim dianggap padu, maka ditulis secara serangkai. Contoh : adapun, andaipun, ataupun, bagaimanapun dll.

2.      Partikel per yang berarti mulai, demi dan tiap, ditulis secara terpisah dari bagian kalimat yang mendahului ataupun yang mengikutinya.

Contoh : Mereka keluar ruangan satu per satu (Mereka keluar ruangan satu demi satu)

2.4  Singkatan dan Akronim

a.      Singkatan

Singkatan adalah bentuk kata ang diperpendek menjadi satu huruf atau lebih.

1.      Singkatan adalah bentuk kata yang diperpendek yang menjadi satu huruf atau lebih.

Contoh : W.S. Rendra, Muh. Yamin, Bpk. Sulaiman.

2.      Singkatan nama resmi lembaga pemerintahan dan tata kenegaraan badan atau organisasi serta nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diikuti dengan tanda titik.

Contuh: MPR, PGRI, SMA.

3.      Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf atau lebih diikuti dengan tanda titik.

Contoh: dll.  dst.  dsb.  bhs.

4.      Lembaga kimia, singkatan satuan ukuran dan mata uang tidak diikuti dengan tanda titik.

Contoh: HCL, cm, Rp

b.      Akronim

Akronim adalah singkatan dari beberapa gabungan huruf awal, gabungan suku kata atau gabungan huruf dan suku kata dari deret kata yang di perlakukan sebagai kata.

1.      Akronim nama diri yang berupa gabungan huuf awal dari deret kata dituis seluruhnya dengan huruf kapital.

Contoh:     IKIP (Institut Keguruandan Ilmu Pendidikan)

                  ABRI (Angkatan Bersenjata Republik Indonesia)

                  PON (Pekan Olahraga Nasional)

3        Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf dan sukukata dari deret kata, ditulis dengan huruf awal kapital.

Contoh:           Akabri (Akademi Angkatan Bersenjata Republik Indonesia)

                        Ikapi (Ikatan Penerbit Indonesia)

4        Akronim yang bukan nama diri dan berupa gabungan huruf, suku kata ataupun gabungan huruf dan suku kata dari deret kata seluruhnya ditulis dengan huruf kecil.

Contoh:           Narkoba

                        Tilang

2.5     Angka dan Bilangan

4.1  Cara menuliskan angka yang menyatakan ukuran (panjang, berat, luas, satuan isi, satuan waktu, nilai uang, kuantitas).

Contoh:           0,2 cm, 2kg, 2lt

4.2  Angka yang lazim dipakai untuk melambangkan nomor jalan, rumah, apartemen, atau kamar pada alamat.

Contoh:           Jalan Sawung Galing No. 51

5        Angka yang dipakai untuk menomori bagian karangan atau buku.

Contoh:           BAB VII

6        Angka yang dipakai sebagai lambang bilangan tingkat.

Contoh:           Paku buwono V

7        Cara menulis lambang bilangan yang dapat akhiran –an

Contoh:           Tahun 70-an

8        Cara menulis lambang bilangan pada awal kalimat ditulis dengan huruf.

Contoh:           delapan orang tewas dalam bencana alam tersebut.

9        Menulis angka yang menunjukan bilangan utuh yang besar dapat di eja sebagian agar mudah menuliskannya.

Contoh:           Bencana Bengkulu mengalami kerugian 300 milyar.

10    Menulis dengan angka dan bilangan dalam dokumen resmi seperti Akta dan Kwitansi.

Contoh:           tertulis Rp 100.000 (seratus ribu rupiah)

2.6     Penggunaan Tanda Baca

a.      Tanda titik

1.      Tanda titik dipakai untuk memisahkan angka jam, menit dan detik yang menunjukkan waktu.

Contoh:           0.0.25 jam artinya 25 detik.

2.      Tanda titik tidak dipakai pada akhir judul, subjudul kepala karangan, tabel sejenisnya

Contoh:           Layar Terkembang, Undang-Undang Dasar

3.      Tanda titik tidak dipakai di belakang alamat pengirim dan tanggal surat, nama dan alamat penerima surat.

Contoh:           Yth.

                        Sdr.

b.      Tanda koma

1.      Diantara nama dan alamat, bagian-bagian alamat, tempat dan tanggal, nama tempat dan wilayah atau negara yang ditulis secara berurutan.

Contoh:           Bojonegoro, 21 Agustus 2001

2.      Di depan angka persepuluhan atau di antara rupiah dan sen yang dinyatakan dengan angka

Contoh:           25,7 M

3.      Diantara nama orang dan gelar akademik yang mengikutinya dengan tujuan untuk membedakan dengan singkatan nama diri, keluarga atau marga.

Contoh:           YB. Joko Pramono, S.E.

c.       Tanda titik dua ( : )

Tanda titik dua dipakai sesudah kata atau ungkapan yang memerlukan keteragan.

Contoh:           Tempat: ruang hijau

                        Hari: Rabu

d.      Tanda garis miring ( / )

1.      Tanda garis miring dipakai dalam nomor surat, nomor alamat dan penandaan masa satu tahun yang terbagi dalam dua tahun takwim

Contoh:     Nomor. 11/SK/20011

2.      Tanda garis miring dipakai sebagai pengganti kata atau dan tiap

3.      Contoh:     Harganya Rp. 5000,00 / buku

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pada hakikatnya surat adalah sebuah karangan yang merupakan rumusan dalam bentuk tertulis tentang suatau pernyataan, pertimbangan, permintaan atau hal-hal lain untuk disampaikan kepada pihak lain/ si penerima surat. Oleh sebab itu bahasa atau kalimat yang digunakan harus jelas seefesien mungkin. Suatu kalimat dikatakan baik apabila kalimat tersebut dapat mewakili suatu kesatuan ide pokok dan penghematan kata. Cukup sekali baca, si penerima surat dapat langsung menangkap makna, isi dan tujuan surat tersebut.

Bahasa surat adalah bahasa yang dilahirkan secara tertulis, baik indah, rapi, sopan, ramah tamah.  Untuk surat niaga dan surat resmi harus ditulis singkat, sederhana dan padat isinya.

Bahasa atau kalimat yang digunakan harus jelas, artina dengan sekali baca pihak penerima surat dapat langsung menangkap isi surat tersebut tanpa ada keragu-raguan. Untuk itu unsur-unsur kalimat harus terpenuhi, yakni: subyek, predikat, obyek, dan keterangan lain bila diperlukan. Nada suratpun harus simpatik, luwes, lugas dan menarik, sehingga perlu dipikirkan bagaimana menghindari pemakaian kata yang kurang tepat (bermakana ganda).

Adapun beberapa hal yang harus diperhatikan dalam bahasa surat yaitu :  ejaan dan tanda baca, singkatan dan akronim, angka dan bilangan, penggunaan tanda baca.

DAFTAR PUSTAKA

Y.S. Marajo. 2008. Surat-Surat Lengkap.Jakarta: Sumur Batu.