SURAT PRIBADI KEDINASAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Surat merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas manusia dalam era moderen ini. dalam kebutuhan ekonomi dan sosial misalnya, manusia, organisasi, atau pun perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat demi kelancaran aktivitas bisnisnya.

Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan. Di sini tata tertib atau aturan dan sopan santun masih harus dijaga. Karena surat adalah ‘duta’ organisasi/instansi si pengirim. Oleh karena itu,  pembuat surat  dan para penata administrasi kantor harus  berhati-hati dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan buruk atas perusahaannya.

Pengetahuan tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat adalah hal yang penting untuk diketahui. Karena surat merupakan alat komunikasi yang umum dipakai, semestinya penulis surat harus mengetahui: cara penulisan, lambang dan tanda-tanda yang dipakai yang haruslah bersifat dan sependapat dengan umum sehingga mudah dimenggerti si penerima surat.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan surat?

2.      Apa yang dimaksud dengan surat dinas?

3.      Apa yang dimaksud dengan surat pribadi?

4.      Apa yang dimaksud dengan surat pribadi kedinasan?

5.      Apa saja unsur surat pribadi kedinasan?

6.      Bagaimana bahasa yang digunakan dalam surat pribadi kedinasan?

1.3  Tujuan

1.      Mengetahui apa itu surat

2.      Mengetahui tentang surat dinas

3.      Mengetahui tentang surat pribadi

4.      Mengetahui tentang surat pribadi kedinasan

5.      Mengetahui unsur-unsur surat pribadi kedinasan

6.      Mengetahui bahasa yang digunakan dalam menulis surat pribadi kedinasan

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat

Surat adalah sehelai kertas yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis. Surat merupakan alat komunikasi atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau alat komunikasi atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak yang lain. Informasi tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan lain-lain.

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.

Dari beberapa pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa surat merupakan alat komunikasi dalam bebtuk tulisan yang di dalamnya berisi informasi atau bahkan pesan yang ditulis untuk pihak tertentu.

2.2 Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang memuat persoalan kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah. Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi tertentu. Dengan kata lain, surat dinas adalah surat yang digunakan sebagai alat komunikasi di dalam sebuah instansi atau pun antara instansi. Surat dinas juga disebut dengan surat resmi karena surat ini jelas dapat dipertanggungjawabkan keasliannya.

2.3 Surat Pribadi

Merupakan surat yang dibuat oleh seseorang secara pribadi, baik kepada perorangan, maupun kepada lembaga/organisasi. Secara umum, surat pribadi termasuk surat tidak resmi, bebas, berisi masalah-masalah pribadi, dan menggunakan bahasa sehari-hari.

Dalam penulisan surat pribadi, bahasa yang digunakan berbeda dengan surat resmi, jika surat resmi menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar, sesuai dengan EYD. Dalam penulisan surat pribadi bahasa yang digunakan bebas dan sopan.

Surat pribadi adalah surat yang berisi tentang persoalan-persoalan pribadi yang dibuat oleh seseorang (bukan instansi kedinasan). Surat pribadi ini bermacam-macam jenisnya:

·         Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan.

·         Surat pribadi yang sifatnya resmi.

·         Surat niaga.

·         Surat sosial.

·         Telegram.

·         Surat kawat.

·         Surat pengantar.

2.4 Surat Pribadi Kedinasan

Surat pribadi kedinasan merupakan surat yang dibuat oleh seseorang secara pribadi yang ditujukan kepada lembaga/organisasi dengan maksud tertentu.

Surat pribadi kedinasan digunakan untuk kepentingan formal seperti surat lamaran kerja.

2.5 Unsur-unsur Surat Pribadi Kedinasan

Agar bisa membuat menulis surat pribadi dengan baik, ada baiknya memperhatikan sistematika dari surat pribadi. Unsur-unsur surat pribadi secara umum terdiri dari pembuka, isi, dan penutup. Berikut ini adalah sistematika penulisan surat pribadi kedinasan.

·         Tempat dan tanggal pembuatan surat

·         Alamat tujuan surat yang hendak dituju

·         Salam pembuka

·         Paragraf pembuka

·         Isi

·         Paragraf penutup

·         Salam penutup

·         Nama pengirim dan tanda tangan

Di samping memahami sistematika penulisan surat pribadi, ada sejumlah hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat pribadi kedinasan, antara lain:

·         Pada penulisan tanggal surat, perlu mencantumkan nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat itu ditulis.

·         Pada penulisan alamat surat, nama instansi yang dituju harus dicantumkan serta diikuti dengan nama kota atau tempat.

·         Pada penulisan pembuka surat, biasanya menggunakan kata dengan hormat.

·         Pada penulisan isi surat, bahasa yang digunakan harus memperhatikan etika dan santun dalam berbahasa kepada instansi yang hendak dituju.

2.6 Bahasa Surat

Dalam menulis surat pribadi kedinasan, kita harus menggunakan bahasa dan kalimat yang sopan, jelas dan tidak bertele-tele, agar tidak membuat orang merasa bosan saat membacanya.

Bahasa surat biasanya memiliki ciri-ciri yaitu jelas, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

1.      Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan.

2.      Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berarti kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:

1)            Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2)            Menghilangkan basa-basi

3)            Menambahkan unsur penjelas yang hilang

4)            Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

5)            Menempatkan tanda baca yang tepat

3.      Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Surat merupakan alat komunikasi dalam berbentuk tulisan yang di dalamnya berisi informasi atau bahkan pesan yang ditulis untuk pihak tertentu. Surat dinas adalah surat yang digunakan sebagai alat komunikasi di dalam sebuah instansi atau pun antara instansi.

Surat pribadi merupakan surat yang dibuat oleh seseorang secara pribadi, baik kepada perorangan, maupun kepada lembaga/organisasi. Secara umum, surat pribadi termasuk surat tidak resmi, bebas, berisi masalah-masalah pribadi, dan menggunakan bahasa sehari-hari.

Surat pribadi kedinasan merupakan surat yang dibuat oleh seseorang secara pribadi yang ditujukan kepada lembaga/organisasi dengan maksud tertentu. Unsur-unsur surat pribadi secara umum terdiri dari pembuka, isi, dan penutup

Dalam menulis surat pribadi kedinasan, kita harus menggunakan bahasa dan kalimat yang sopan, jelas dan tidak bertele-tele, agar tidak membuat orang merasa bosan saat membacanya.