MAKALAH SURAT NIAGA

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang Surat Niaga ini dengan baik meskipun banyak kekurangan didalamnya. Dan juga kami berterima kasih pada Ibu Hastuti, M.Pd. selaku Dosen mata kuliah Korespondensi yang telah memberikan tugas ini kepada kami.

Kami sangat berharap makalah ini bermanfaat dalam  menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai proses korespondensi (surat menyurat). Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.

Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa depan.

Bandar Lampung, 24 November 2016

Penyusun

	ii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.........................................................................................................              i

KATA PENGANTAR......................................................................................................             ii

DAFTAR ISI.....................................................................................................................            iii

BAB I PENDAHULUAN 

1.1 Latar Belakang..............................................................................................................             1

1.2 Rumusan Masalah..........................................................................................................             2

1.3 Tujuan Penulisan............................................................................................................             2

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Surat Pengiriman Barang...............................................................................................             3

2.1.1. Pengertian Surat Pengirman Barang...................................................................             3

2.1.2 Manfaat Surat Pengiriman Barang......................................................................             3

2.1.3 Penyusunan Surat Pengiriman Barang.................................................................             3

2.1.4 Faktur dan Packinglist.........................................................................................             4

2.2 Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang......................................................................             4

2.2.1 Pengertian Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang..........................................             4

2.2.2 Manfaat Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang.............................................             4

2.2.3 Penyusunan Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang.......................................             5

2.3 Surat Pengadaun/Surat Klaim.......................................................................................             5

2.3.1 Pengertian Surat Pengaduan................................................................................             5

2.3.2 Tujuan Surat Pengaduan......................................................................................             5

2.3.3 Penyebab Terjadinya Surat Pengaduan...............................................................             6

2.3.4 Permintaan Penyelesaian Pengaduan...................................................................             6

2.3.5 Penyusunan Surat Pengaduan.............................................................................             6

2.4 Surat Balasan Pengaduan..............................................................................................             7

2.4.1 Pengertian Surat Balasan Pengaduan..................................................................             7

2.4.2 Kemungkinan Penyelesaian Pengaduan..............................................................             7

iii

2.4.3 Penyusunan Surat Balasan Pengaduan................................................................             8

2.5 Surat Pengiriman Pembayaran.......................................................................................             8

2.5.1 Pengertian Surat Pengiriman Pembayaran...........................................................             8

2.5.2 Manfaat Surat Pengiriman Pembayaran..............................................................             8

2.5.3 Penyusunan Surat Pengiriman Pembayaran.........................................................             9

2.6 Surat Penagihan Pembayaran........................................................................................             9

2.6.1 Pengertian Surat Penagihan Pembayaran............................................................             9

2.6.2 Penyebab Adanya Surat Pengihan Pembayaran..................................................             9

2.6.3 Penyusunan Surat Penagihan Pembayaran..........................................................           10

2.6.4 Tahapan Surat Penagihan Pembayaran................................................................           10

2.7 Surat PenangguanPembayaran/ Surat Kesanggupan Pembayaran.................................           11

2.7.1 Pengertian Surat Penangguhan/Kesanggupan Pembayaran.................................           11

2.7.2 Macam-macam Pengguhan/Kesanggupan Pembayaran.......................................           11

2.7.3 Penyusunan Surat Penangguhan/Kesanggupan Pembayaran..............................           12

BAB III PENUTUP 

3.1 Kesimpulan....................................................................................................................           13

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat diartikan sebagai salah satu alat Komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain. Pihak lain disini dapat diartikan individu atau organisasi.
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasar latar belakang di atas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1.      Apa saja macam-macam surat niaga?

2.      Apa saja bagian-bagian surat niaga beserta fungsinya?

3.      Bagaimana cara penyusunan surat niaga?

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan adalah sebagai berikut:

1.      Mengetahui dan memahami macam-macam surat niaga

2.      Mengetahui dan memahami bagian-bagian surat niaga beserta fungsinya

3.      Mengetahui dan memahami cara penyusunan surat niaga

 

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Surat Pengiriman Barang

2.1.1. Pengertian Surat Pengirman Barang

            Surat pengiriman barang atau pemberitahuan pengiriman barang merupakan surat yang berasal dari penjual kepada pembeli berisi pemberitahuan tentang pengiriman barang yang dipesan oleh pembeli.

2.1.2 Manfaat Surat Pengiriman Barang

            Bagi pembeli, surat jenis ini bermanfaat untuk :

Pembeli dapat memperkirakan datanggnya barang yang dipesan

Pemeli dapat mengetahui jumlah barang yang dikirimkan secara pasti

Pembeli dapat segera menawarkan barang dagangannya, walaupun belum ada atau belum ttiba, karena jelas-jelas akan datang.

2.1.3 Penyusunan Surat Pengiriman Barang

            Agar surat pengiriman mudah dan cepat dipahami oleh pembeli, maka akan lebih baik jika penyusunannya memperhatikan hal-hal berikut :

Sebutkan jenis barang yang akan dikirimkan

Sebutkan jumlah barrang dan jumlah pengepakan

Sebutkan nama dan nomor kendaraan pengangkuut barang, serta tanggal pemberangkatannya

Sebutkan jenis berita pengiriman uang atau pesanan yang belum dilunasi

Lampirkan pula faktur, packinglist, dan konosemen (tanda bukti pengangkutan).

2.1.4 Faktur dan Packinglist

            Faktur adalah surat yang memuat informasi mengenai suatu transaksi jual beli dengan tujuan bahwa barang yang bersangkutan telah dibeli dengan penjelasan harganya. Pada bagian akhir rincian perhitungan harga pada faktur biasanya disebutkan singkatan SE&O atau E&OE.

Biasanya faktur dibuat 4 rangkap, dengan rincian :

a.       Lembar asli diberikan kepada pembeli bersamaan denga pengiriman barang

b.      Lembar kedua untuk lampiran surat pemberitahuan pengiriman barang

c.       Lembar ketiga diberikan pada bagian pembukuan/keuangan

d.      Lembar eempat terakhir untuk arsip penjualan.

Packinglist merupakan daftar barang yang terdapat dalam peti atau pembungkus barang yang berfungsi untu mengetahui dan memudahka pengecekan isi peti secara tepat. Mengingat fungsi tersebut, maka packinglist harus dibuat dengan mencantumkan :

a.       Kode dan nomor urut peti/pembungkus

b.      Jumlah dan isi peti

c.       Ukuran peti

d.      Berat peti (jika perlu)

2.2 Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang

2.2.1 Pengertian Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang

            Surat pemberitahuan penerimaan barang merupakan surat dari pembeli dikirimkan kepada penjual yang berisi pemberitahuan bahwa barang yang dikirimkan telah diterimanya.

2.2.2 Manfaat Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang

            Jika si penjual mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman barang, maka sudah sepantasnya si pembeli mengirimkan surat pemberitahuan penerimaan barang. Surat pemberitahuan penerimaan barang perlu segera dibuat oleh pembeli agar si penjual segera mengetahui sudah sampai atau belum barang yang dikirimkan. Hal demikian juga akan menambah keprcayaan dan dekatnyab hbungan ralasi niaga antara keduanya.

2.2.3 Penyusunan Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang

a.       Tuliskan dengan segera agar penjual atau pengirim barang merasa puas

b.      Kemukakan tanggal sampainya barang

c.       Sebutkan keadaan barag dan jumlahnya sampai di tempat Anda

d.      Sampaikan pula tentang kesangupan/pengiriman pembayaran, jika ada pembayaran yang belum lunas

e.       Jika ada dua faktur yang dikirimkan, maka salah satu faktur sebaiknya ditandatangani dan dilampirkan. Akan tetapi jika barang itu dikirim langsung kendaraan perusahaan, maka faktur biasanya dititipkan kepada petugas pengantar sebagai bukti bahwa barang sudah diterima.

2.3 Surat Pengadaun/Surat Klaim

2.3.1 Pengertian Surat Pengaduan

            Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, bahw barang-barang yang diterima tidak sesuai dengan pemesanan serta dengan permintaan atau tuntutan tertentu sebagai penjelasannya.

2.3.2 Tujuan Surat Pengaduan

a.       Menyelesaikan proses jual beli agar memuaskan kedua belah pihak

b.      Meningkatkan hubungan bak yang sudah adibina agar tidak sampai putus karena kesalahan yang tidak disengaja

c.        Mengingatkan penjual untuk memberikan pelayanan memuaskan karena pembeli adalah raja, sehingga pelayanan yang baik akan mendatangkan pelanggan setia

d.      Meminta informasi atua keterangan kepada penjual, harus kepada siapa dirinya menuntut ganti rugi jika keslahan bukan pada pihak penjual.

2.3.3 Penyebab Terjadinya Surat Pengaduan

            Pengaduan pembeli kepada penjual tentang barang yang diterimanya, sehingga pembeli merasa  dirugikan dengan pengiriman tersebut. Pengaduan tersebut antara lain :

a.       Ada barang yang keadaaanya rusak

b.      Ada barang yang tidak sesuai dengan jumlah pesanan

c.       Ada barang yang tidak sesuai dengan jenis pesanan

d.      Ada barang yang tidak sesuai dengan mutu pesanan

e.       Ada barang yang pengirimannya terlambat.

2.3.4 Permintaan Penyelesaian Pengaduan

Ada beberapa alternatif denagn pertimbangan tertentu yang dapat disampaikan oleh pembeli dalam tuntutan pengaduan tersebut.

a.       Meminta rafaksi (potongan harga), jika pengaduan disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman barang.

b.      Meminta penggantian barang, jika tidak mungkin untuk menjualnya karena rusak atau keslahan mutu pesanan.

c.       Meminta pengiriman barang yang kurang jika memang jumlah kiriman kurang.

d.      Memnta pengganti kerugian berupa uang, jika tidak diganti barangnya.

e.       Mengembalikan barang pesanan, jika memang pelayanan sangat tidak memuaskan (semua barang tidak sesuai dengan contoh).

f.       Membatalkan semua pesanan, jika memang sangat terpaksa.

2.3.5 Penyusunan Surat Pengaduan

            Untuk penyusuna surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.       Hubungan dengan nomor dan tanggal surat pesanan

b.      Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun Anda merasa tidak puas

c.       Sebutkan jenis dan jumlah barang yang Anda adukan

d.      Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang masuk akal tentang engaduan tersebut dengan bukti yang nyata

e.       Jelaskan penyelesaian pengaduan yang Anda maksudkan dengan tidak merugikan kedua pihak.

2.4 Surat Balasan Pengaduan

2.4.1 Pengertian Surat Balasan Pengaduan

            Surat balasan pengaduan adalah surat yang ditulis oleh enjual untuk dikirimkan kepada pembeli sebagai pengadu, yang berisi tanggapan atau penyelesaian pengaduannya. Surat balasan sudah seharusnya segera dibalas dengan tidak menunda-nunda waktu agar pembeli tidak merasa kecewa dan diruikaan. Tanggapan secepatnya merupakan obat yang mujarab bagi pengaduan.

2.4.2 Kemungkinan Penyelesaian Pengaduan

            Sebelum menulis surat balsan pengaduan hendaknya diteliti lebih dulu semua pengaduan pembeli. Benarkah pengeduan itu? Siapakah yang bersalah dalam hal ini: pihak pembeli, penjual, atau pengangkut? Setelah itu berulah memilih solusi atau kemungkinan penyelesaian yang terbaik. Ada beberapa bentuk penyelesaian pengaduan,antara lain :

a.       Jika pengedaun disebabkan oleh jumlah barang yang dikirimkan kurang, maka dapat diselesaikan dengan mengirimkan tambahan kekurangannya, atau kesepakatan kedua pihak.

b.      Jika pengeduan disebabkan oleh mutu barang yang tidak sesuai dengan pesanan, maka dapat diselesaikan dengan pemberian rafaksi atau penggantian barang yang sesuai.

c.       Jika pengaduaan disebabkan oleh keterlambatan pengiriman, maka penyelesaiannya dengan pemberian rafaksi atau penundaan pelunasan pembayaran.

d.      Jika pengaduan disebabkan oleh barang yang dikirim rusak karena kesalahan penjual, maka penyelesaiannya adalah kesepakatan sebelumnya (ganti rugi, rafaksi, atau ditukar).

e.       Jika pengaduan disebabkan barang yang dikirimkan rusak karena alat angkut yang bukanmenjadi tanggungannya, maka dapat diselesaikan dengan menyampaikan informasi dan data pihak jasa angkutan. Jiak perlu membantu menyelesaikannya.

f.       Jika pengaduan itu ternyata tidak benar dan kesalahan pada pihak pembeli, maka perlu menyampaikan penjelasan yang teliti dan tidak menyinggung perasaan disertai bukti-bukti yang sah, misalnya surat pesanan dan laian-lain.

2.4.3 Penyusunan Surat Balasan Pengaduan

            Untuk menyusun surat pengaduan yang baik,  setidaknya dapat kita ikuti beberapa petunjuk prakttis berikut ini.

a.       Hubungkan surat balasan dengan nomor dan tanggal surat pengaduan.

b.      Ungkapkan dengan bahasa yang sopan agar tidak mengecewakana tau meninggung perasaan, walaupun pengaduan tersebut tidak benar.

c.       Mintalah pengecekan sekali lagi berdasarkan surat pesanan dan barang yang diterima, jika pengaduan meragukan.

d.      Sampaikan permintaan maaf dengan kesungguhan, jika pengaduan itu benar.

e.       Sebutkan dengan jelas alternatif terbaik untuk menyelesaikan pengedaun tersebut, agar memuaskan kedua pihak.

f.       Lampirkan bukti pengiriman barang, jika penyelesain pengaduan dengan cara menukar atau melengkapi kiriman barang.

2.5 Surat Pengiriman Pembayaran

2.5.1 Pengertian Surat Pengiriman Pembayaran

            Surat pengiriman pembayaran adalah surat dari pembeli yang dikirimkan kepada penjual, berisi pemberitahuan tentang pengiriman uang pembayaran terhadap barang yang dibelinya.

2.5.2 Manfaat Surat Pengiriman Pembayaran

            Surat pengiriman pembayaran ini memiiki beberapa manfaat, antara lain :

a.       Sebagai alat untuk menjalin hubungan dagang yang harmonis

b.      Sebagai alat bukkti tetap memegang janjinya 

c.       Sebagai alat untuk memperkirakan datangnya uang pembayaran bagi penjual atau yang memberikan hutang

d.      Seagai alat untuk unjuk diri, jangan sampai I penjual mengingatkan kita dengan surat tagihan, sehingga kita merasa lebih malu.

2.5.3 Penyusunan Surat Pengiriman Pembayaran

            Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pengiriman pembayaran.

a.       Hubungkan dengan nomor surat atau tanggal kesepakatan pembayaran tersebut.

b.      Sebutkan jumlah uang yang dikirimkan jika perlu dengan rinci pembayaran sebelumnya agar jelas

c.       Sebutkan kapan dan via/melalui bank apa uang itu dikirim

d.      Lampirkan foto kopi bukti pengiriman uang tersebut agar lebih mantap

e.       Sampaikan ucapan terima kasih atas kepercayaan yang diberikan selama ini

f.       Sampaikan sekali, jika ada pesanan yang baru.

2.6 Surat Penagihan Pembayaran

2.6.1 Pengertian Surat Penagihan Pembayaran

            Surat penagihan pembayaran dibuat oleh penjual atau kreditor untuk dikirim kepada pembeli atau debitor yang berisi peringatan atau permintaan kepada debitor untuk melunasi hutang atau membayar sejumlah uang atas barang yang dibelinya sesuai dengan perjanjian yang diepakati.

2.6.2 Penyebab Adanya Surat Pengihan Pembayaran

Ada beberapa hal yang menyebabkan belum terlunasinya hutang, antara lain :

a.       Debitor belum punya uang

b.      Debitor belum sempat

c.       Debitor lupa

d.      Debitor sengaja menunda

2.6.3 Penyusunan Surat Penagihan Pembayaran

            Hal-hal berikut bagus untuk diperhatikan oleh kreditor sebelum membuat surat penagihan.

a.       Sebaiknya tunggulah 7-10 hari setelah berakhirnya masa perjanjian atau kesanggupan pembayaran mungkinsaja pengiriman masih dalam perjalanan.

b.      Tulislah dengan bahasa yang sopan dan menarik, walaupun menagih itu hak kita sendiri.

c.       Hubungkan surat tersebut dengan nomor dan tanggal surat kesanggupan pembeli untuk melunasinya.

d.      Sampaikan bahwa jangka waktu pembayarn telah lewat.

e.       Kemungkina jumlah uang yang belum dilunasi, jika perlu dengan rincian pembayaran sebelumnya, atau foto kopi faktur pembelian.

f.       Sebutkan cara pengiriman atau nama bank tertentu untuk mengirimkan uang jika Anda mempunyai permintaan.

2.6.4 Tahapan Surat Penagihan Pembayaran

            Berikut langkah-langkah bijaksana kreditor dalam mengirimkan surat tagihan :

a.       Surat tagihan pertama, sebaiknya dibuat paling tidak 7-10 setelah jatuh tempo pembayaran. Barangkali pengiriman masih dalam  perjalanan.Hal ini agar relasi dagang tetap baik, dan jika memang demikian, maka tidak perlu membuat surat susulan karena tergesa-gesaan kita. Surat tagihan pertama dapat berupa (1) faktur/ foto kopi faktur, (2) kartu cetak tetapi disampuli, (3) berupa surat biasa.

b.      Surat tagihan kedua dibuat jika surat tagihan pertama belum mendapat jawaban. Caranya membujar surat biasa dan dilampiri faktur pembelian, jika perlu melampirkan surat tagihan pertama, dengan tujuan barangkali surat pertama tidak sampai atau terlupakan karena kesibukan debitor mengurusi usahanya

c.       Surat tagihan ketiga, dibuat bila surat tagihan kedua belum juga mendapat tanggapan debitor. Caranya kreditor membuat surat tagihan ini dengan melampirkan surat tagihan pertama dan tagihan kedua beserta foto kopi faktur. Di antara isi surat ketiga ini memberikan ketegasan kepada debitor akan kesanggupannya melunasi hutang atau dapat juga disertai menelpon agar lebih cepat dan mendapat tanggapan langsung seketika itu.

d.      Surat tagihan keempat dibuat jika surat tagihan ketiga belum ditanggapi ataun pertanyaan melalui telepon belum mendapat penyelesaian. Caranya penjual/kreditor dapat mengirimkan surat tagihan keempat dengan nada agak menyesalan sikap debitor, dan dilakukan dengan terpaksa.Jika dalam tempo tertentu tidak ada tanggapan maka akan diserahkan persoalan tersebut ke pengadilan dengan cara inkaso, yaitu untuk menagih kepada bank tempat menyimpan uang, dengan memberikan faktur yang belum dilunasi kepada bank tersebut. Atau sebelum ini kalaua bisa kreditor datangs sendiri ke tempat debitor untuk menyelesaikan secara baik-baik.

2.7 Surat PenangguanPembayaran/ Surat Kesanggupan Pembayaran

2.7.1 Pengertian Surat Penangguhan/Kesanggupan Pembayaran

            Surat penangguhan/penagguhan pembayaran merupakan surat dari pembeli/debitur dikirim kepda penjual/kreditur yang berisi pemberitahuan belum bisa melunasi hutangnya/membayar sejumlah uang atas barang yang dibeli sesuai engan batas waktu perjanjian dan meminta pengguhan pembayaran sampai batas waktu tertentu sebagai kesanggupannya.

2.7.2 Macam-macam Pengguhan/Kesanggupan Pembayaran

Menurut waktu dibuatnya, maka surat penangguhan pembayaran dibedakan menjadi :

a.       Surat penangguhan sebelum penagihan

b.      Seorang pembeli/debitur sebaiknya tidak membiasakan diri menunda pembayaran atau hutang-hutangnya. Kebiasaan yang jelek ini bisa jadi akan mengurangi kepercayaan pihak kreditur sekaligus mengurangi wibawa, nama baik, dan harga diri. Pada akhirnya akan menjadi bumerang bagi kehancuran usahanya sendiri.

c.       Oleh karena itu, jika dengan terpaksa kita belum bisa melunsi hutang mendekati waktu jatuh temponya, maka sebaiknya segera mengirimkan surat penagguhan pembayaran jangan sampai ditagih kreditur beberapa kali, baru membuat surat penangguan. Bukan demikian sikap yang baik.

d.      Seorang debitur sebaiknya tidak sampai menulis surat penangguhan ini karena ditagih. Ingatlah membyara hutang adalah kewajiban sendiri dan kurang pantas kalau sampai ditagih. Apalagi ditagih sampai beberapa kali, masih juga meminta penangguhan.

e.       Jika terpaksa harus melunasinya hendaklah dengan segera jangan sampai diulur-ulur juga. Berikan alasan yang meyakinkan, dan mintalah permohonan maaf dengan penuh kesungguhan. Usahakan pula pelunasannya segera dikirimkan dan tidak minta penangguhan lagi.

2.7.3 Penyusunan Surat Penangguhan/Kesanggupan Pembayaran

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penangguhan pembayaran, antara lain :

a.       Hubungkan dengan surat kesanggupan Anda sebelumnya atau surat penagihan.

b.      Sampakan permintaan maaf dan penyesalan Anda karena belum bisa mmelunasi dengan alasan-alasan yang kuat.

c.       Sebutkan batas waktu kesanggupan Anda untuk melunasinya (usahakan belum sampai akhir batas waktunya pelunsan sudah Anda kirimkan).

d.      Sebaiknya batas waktu kesanggupan diberi tenggang yang cukup, jika memang belum dapat melunasi, agar tidak mengecewakan dan meminta penangguhan lagi.

e.       Sebutkan besarnya uang yang belum Anda bayar, jika perlu dengan rincian pembayaran sebelumnya.

f.       Sampaikan hal-hal lain yang dapat meyakinkan kreditur, bahwa hutang akan segera dibayar.

g.      Sampaikan ucapan terima kasih kepada kreditur atas kepercayaan dan kesempatan yang diberikan kepada Anda. 

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Surat pengiriman barang atau pemberitahuan pengiriman barang merupakan surat yang berasal dari penjual kepada pembeli berisi pemberitahuan tentang pengiriman barang yang dipesan oleh pembeli.

Surat pemberitahuan penerimaan barang merupakan surat dari pembeli dikirimkan kepada penjual yang berisi pemberitahuan bahwa barang yang dikirimkan telah diterimanya.

Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, bahw barang-barang yang diterima tidak sesuai dengan pemesanan serta dengan permintaan atau tuntutan tertentu sebagai penjelasannya.

Surat balasan pengaduan adalah surat yang ditulis oleh enjual untuk dikirimkan kepada pembeli sebagai pengadu, yang berisi tanggapan atau penyelesaian pengaduannya.

Surat pengiriman pembayaran adalah surat dari pembeli yang dikirimkan kepada penjual, berisi pemberitahuan tentang pengiriman uang pembayaran terhadap barang yang dibelinya.

Surat penagihan pembayaran dibuat oleh penjual atau kreditor untuk dikirim kepada pembeli atau debitor yang berisi peringatan atau permintaan kepada debitor untuk melunasi hutang atau membayar sejumlah uang atas barang yang dibelinya sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

Surat penangguhan/penagguhan pembayaran merupakan surat dari pembeli/debitur dikirim kepda penjual/kreditur yang berisi pemberitahuan belum bisa melunasi hutangnya/membayar sejumlah uang atas barang yang dibeli sesuai engan batas waktu perjanjian dan meminta pengguhan pembayaran sampai batas waktu tertentu sebagai kesanggupannya.

DAFTAR PUSTAKA

Suprapto. 2004. Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Surabaya : INDAH