I.
PENDAHULUAN
Surat
adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi
informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat
komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis
dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat
akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan aslinya. Peranan surat
lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan
oleh organisasi atau lembaga.
Sebagai
contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada perusahaan
lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan dagang
tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat
berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampaian informasi dari perusahaan
dagang tersebut kepada perusaha lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil
penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang
yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
Berdasarkan
latar belakang yang dikemukakan maka permasalahan yang akan dibahas pada
makalah ini adalah:
1. Apa
pengertian dari Surat?
2. Apa
saja Fungsi Surat?
3. Apa
saja Bentuk-bentuk Surat?
4. Apa
saja Jenis-jenis Surat?
5. Bahasa
apa yang sebaiknya digunakan dalam Surat?
Sesuai dengan masalah di atas, maka
tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memaparkan pengertian surat,
mengetahui fungsi-fungsi surat, mengetahui bentuk-bentuk surat, mengetahui
jenis-jenis surat, serta mengetahui bahasa apa yang sebaiknya digunakan dalam
membuat surat.
II.
PEMBAHASAN
2.1
Pengertian
Surat
Surat adalah
media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan,
atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.(http://rahmadkurnia1998.blogspot.co.id.)
Sejalan dengan
pendapat di atas, Suprapto dalam
(Dalman, 2015:274) ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan
paparan karena di dalamnyanya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau
menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan. Ditinjau dari wujud
penuturannya, surat merupakan percakapan atau dialog yang tertulis dari suatu
pihak (komunikator) kepada pihak penerima (komunikan). Sedangkan ditinjau dari
fungsinya, surat adalah komunikasi atau informasi antara si pengirim dan si
penerima yang berwujud tulisan dalam kertas atau yang lainnya.
Sementara para ahli dan KBBI mengatakan
pengertian surat sebagai berikut:
Menurut S.Hidajat surat adalah
sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan disuatu pernyataan atau berita
atau sesuatu yang hendak orang nyatakan,beritakan, atau tanyakan pada orang
lain.
Menurut Prajudi Atmosudirdjo surat
adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama
kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat
bahan komunikasi.
Menurut Diana Nababab surat adalah
alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan
baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi
pengirimnya.
Menurut Djoko Purwanto surat adalah
sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun
non bisnis.
Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia, Edisi kedua cetakan ketiga tahun 1994, kata surat mempunyai arti
kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan sebagainya sebagai
tanda atau keterangan atas sesuatu yang ditulis. Pengertian surat seperti ini
adalah pengertian surat secara umum. Sementara itu, pengertian surat dalam
lingkup administrasi adalah suatu alat komuikasi untuk menyaampaaikan informasi
secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. (http://iraselvina.blogspot.co.id.)
Berdasarkan
beberapa pendapat di atas, dapat
disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan
seseorang yang di kehendakinya yang berisi tulisan, pernyataan, suatu kabar,
harapan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat tersebut.
2.2
Bagian- bagian
Surat
Dalam menulis surat, bagian-bagian
surat yang diperhatikan adalah sebagai berikut.
1.
Kepala surat
Kepala surat merupakan identitas singkat tentang kantor ,perusahaan,
organisasi, dan sejenisnya yang mengirimkan surat resmi.
2.
Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan tanggal surat tersebut dibuat. Bagian ini
berfungsi memudahkan petugas pengarsipan surat.
3.
Nomor Surat
Nomor surat menunjukkan urutan dikeluarkannya surat, sedangkan kode
surat menunjukkan jenis isi surat.
4.
Hal/ Perihal
Hal atau perihal memuat isi pokok surat tersebut. Bagian perihal sangat
bermanfaat bagi pembaca surat, karena dengan membacanya akan segera mengetahui
pokok yang dibicarakan dalam surat tersebut.
5.
Alamat Surat
6.
Salam Pembuka
Penulisan salam pembuka dimulai dari margin kiri, bukan di tengah-tengah
dan tidak pula menjorok kedalam seperti paragraf.
7.
Isi Surat
Biasanya isi surat terdiri atas tiga bagian, yaitu kata pendahuluan
(alinea pembuka), isi sesungguhnya (alinea isi), kata penutup (alinea penutup).
8.
Salam Penutup
9.
Pengirim
Pengirim surat dinas adalah orang yang bertanggung jawab terhadap
lembaga atau organisasi yang dipimpinya.
10. Tembusan
Tembusan disebut pula tindasan atau carbon copy (biasa disingkat cc).
11. Inisial / Tanda Pengenal
Bagian
ini berfungsi untuk mengetahui nama-nama orang-orang yang mengkonsep dan
mengetik surat, sehingga apabila terjadi kekeliruan, maka akan mudah mengecek
dan menghubunginya. Suprapto dalam (Dalman, 2015: 275-280).
Bagian-bagian Surat
Rahardi (2008:30-43) mengemukakan bahwa setiap
surat mempunyai bagian-bagian, dan masing-masing bagian itu mempunyai
kegunaannya tertentu. Bagian-bagian surat itu dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Kepala
Surat (kop surat)
Dalam setiap surat resmi selalu
tercantum kepala atau kop surat. Pada umumnya kepala surat ini disusun dab
dicetak dalam bentuk yang menarik.
2. Nomor
Surat
Setiap surat resmi selalu diberi
nomor surat. Nomor surat itu memuat juga kode-kode tertentu. Cara pemberian
nomor surat ini sangat bervariasi, tergantung pada ketentuan dari setiap
organisasi yang bersangkutan.
3. Tanggal
Surat
Penulisan tanggal surat resmi
dengan menggunakan kop surat tidak perlu didahului dengan nama kota. Alasannya,
nama kota telah tercantum jelas pada kop suratnya. Untuk surat-surat pribadi
yang ditulis polos, nama kota di mana surat itu ditulis perlu dicantumkan.
4. Lampiran
Bagian lampiran surat adalah bagian
surat yang melampirkan sesuatu, misalnya saja salinan surat, kuitansi, brosur.
5. Hal
atau Perihal
Dalam surat resmi atau surat niaga
selalu dicantumkan pokok surat atau lazim disebut dengan “hal” atau “perihal”
surat.
6. Alamat
Surat
Pada dasarnya surat niaga dan surat
dinas itu harus dikirimkan dengan menggunakan sampul atau amplop. Dengan
demikian ada 2 macam alamat yang harus dituliskan sdebelum surat itu dikirim,
yaitu alamat surat tertera pada sampul, dan alamat dalam yang tercantum pada
surat itu sendiri.
7. Salam
Pembuka
Menurut etika kerja kantor
sehari-hari, lazimnya orang memberikan salam terlebih dahulu bila ia bertemu
atau ingin berbicara dengan orang lain. Lebih-lebih bila orang yang ditemui itu
belum dikenalinya. Demikian pula halnya dengan aktivitas-aktivitas surat
menyurat yang perlu diawali dengan salam pembuka. Sekalipun begitu untuk surat
resmi atau surat dinas pemerintah, tidaklah selalu wajib diberikan salam
pembuka.
8. Isi
Surat
Isi surat atau batang tubuh surat
yang lengkap itu terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
9. Salam
Penutup
Fungsi salam penutup adalah untuk
menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim surat terhadap si penerima
surat.
10. Nama
Organisasi
Penulisan nama organisasi
sebenarnya tidaklah mutlak. Maksudnya, nama itu bisa dicantumkan di dalam
surat, bisa juga tidak dicantumkan.jadi, hal itu sangat bergantung dari
kebijakan organisasi yang bersangkutan.
11. Tanda
tangan dan Nama Penanggung jawab
Surat dianggap sah hanya apabila
ditandatangani pejabat yang berhak, atau oleh orang lain atas nama pejabat
berwenang yang memberikan tanda tangan itu. namun, kadang-kadang juga
didapatkan bahwa tidak semua surat harus ditanda tangani pihak yang berwenang
dikarenakan adanya hal tertentu. Dengan begitu maka penandatanganan surat
dilimpahkan kepada pejabat atau pegawai bawahannya.
12. Tembusan
Tembusan surat atau tindasan surat
dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat
yang bersangkutan.
13. Inisial
Inisial atau singkatan nama diambil
dari huruf pertama nama penyusun konsep surat dan nama pengetik surat itu.
2.3
Fungsi
Surat
Di tengah
perkembangan zaman yang semakin menglobal, yang semakin memondial, dan
cenderung semakinmengarah pada aktivitas-aktivitas yang sifatnya paperless atau
tidak berwujud kertas, surat-surat terbukti masih tetap dipergunakan oleh
hampir setiap organisasi atau institusi.
Bahkan
bisa dipastikan juga, bahwa di masa-masa depan pun sosok surat tetap akan
digunakan dalam pekerjaan-pekerjaan administratif dan tugas-tugas perkantoran.
Hal ini dikarenakan, sosok surat itu mempunyai banyak kelebihan jika
dibandingkan peranti-peranti lainnya.
Djanewai
dalam (Rahardi, 2008:13-18) mengemukakan bahwa fungsi surat itu adalah sebagai
berikut:
1. Sebagai
alat dokumentasi tertulis
Surat sebagai peranti dan perantara
dalam komunikasi, atau sebagai media tertulis di dalam komunikasi, memiliki
kegunaan yang snagat penting sesuai dengan isi yang terkandung di dalamnya.
Dalam hal ini, surat memiliki nilai dokumentasi.
2. Sebagai
duta institusi dan duta penulisnya
Sosok surat sebagai duta atau wakil
atau utusan dari suatu organisasi atau institusi, dipandang merefleksikan dan
mencerminkan keadaan mentalitas, keadaan jiwa, dan kondisi internal suatu
organisasi atau institusi yang bersangkutan.
3. Sebagai
medium komunikasi dan interaksi
Surat dapat dipergunakan sebagai
penghubung antara sosok komunikator dan komunikan, untuk menyampaikan suatu
maksud secara tertulis. Fungsi surat sebagai media komunikasi ini juga sangat
jelas. Terjadinya interaksi antar kantor, antarinstitusi, antarorganisasi,
adalah sebagai hasil atau akibat dari pemanfaatan surat yang berfungsi sebagai
medium komunikasi ini.
4. Sebagai
otak tata-usaha dalam perkantoran
Kegiata pengurusan surat-surat bagi
sebuah kantor modern, merupakan suatu kegiatan sangat penting yang harus
dilakukan. Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor, terkait dengan
pekerjaan-pekerjaan yang lainnya. Surat-surat tidak dapat berdiri sendiri, melainkan
erat kaitannya dengan banyak jenis kegiatan lain yang terdapat dalam sebuah
institusi. Jaringan yang saling bertautan antara yang satu dengan lainnya
demikian itu, baik jaringan otak seorang manusia. Jaringan itu sangat rumit,
serta bertali-temali antara yang satu dengan lainnya, namun semuanya bersistem
dan berjaringan dengan sangat runtut, sistematis, sistematik, dan serba jelas.
5. Sebagai
barometer kemajuan institusi
Bagian-bagian pengurusan
surat-surat dalam sebuah institusi atau organisasi, bak nadinya jantung yang
memegang peranan sangat penting dalam menentukan dan menggerakkan seluruh
kegiatan kantor atau aktivitas institusi.
Fungsi Surat
Surat
mempunyai banyak fungsi penting di dalam organisasi. Demikian pun dalam
berbagai institusi dan instansi pemerintah maupun swasta. Surat memiliki fungsi
mendasar yang mustahil dapat ditinggalkan atau diabaikan.
1.
Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampaian
informasi dari penulisnya kepada pembaca atau penerimanya. Sebagai alat komunikasi
surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan dua arah dan segala arah.
Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat
juga dibuat atau ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran,
pengumuman, surat pembaca pada surat kabar
dan lain-lain).
2.
Surat sebagai wakil
penulis
Dalam hal ini penulis tidak perlu
langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi
melainkan diwakili oleh surat.
3.
Surat sebagai alat
untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya
Berkomunikasi dengan surat berarti
tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak
jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
4.
Surat sebagai bukti
tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk
berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan)
kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat
perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat
diabadikan atau diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain. (http://rahmadkurnia1998.blogspot.co.id.)
Fungi surat
Surat merupakan
salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan.dari berbagai jenis surat yang
biasa digunakan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa fungsi surat sebagai
salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai
alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi
untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan
sejenisnya.
2. Sebagai
wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat
mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk
bertemu dengan penerima surat yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan
dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut.
3. Sebagai
alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa
tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya adalah
surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau
pengkajian untuk mengetahui kegiatan atau keadaan suatu instansi atau sesuatu
hal pada masa yang lampau
4. Sebagai
pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat
berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang
dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan
sebagainya
5. Sebagai
alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan.
Sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kekhilapan terhadap
pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini adalah surat-surat yang
diarsipkan dan dapat dibuka lagi untuk mempermudah menyelesaikan suatu masalah
atau pekerjaan
6. Sebagai
alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti
tertulis dari sesuatu urusan sehingga jika terjadi kekeliruan atau
kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya surat perjanjian,
surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya.
7. Sebagai
alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan sebagai media
untuk mendapatkan informasi yang tidak terhambat oleh jarak, dengan surat
hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu. (http://arifiens.blogspot.com.)
Sesuai dengan
fungsi surat di atas, maka dapat disimpulkan fungsi surat sebagai berikut:
sebagai alat komunikasi, sebagai wakil atau duta, sebagai bahan bukti, sebagai
pedoman untuk mengambil keptusan lebih lanjut, berbagai alat untuk memperpendek
jarak, menghemat tenaga, dan waktu, sebagai alat ingat, dan sebagai bukti
sejarah dan kegiatan.
2.4
Bentuk
Surat
Yang dimaksud
dengan bentuk surat adalah tata letak atau pemosisian bagian-bagian surat
tertentu dari sebuah surat, sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama
sebagai sebuah petunjuk atau sebagai identifikasi dalam memproses surat
tersebut.
Setiap surat memiliki bnetuk yang
berbeda-beda dan dengan penempatan bagian-bagian surat yang berbeda-beda pula.
Bentuk surat sangatlah bermacam-macam dan mempunyai kekhasannya masing-masing.
1.
Bentuk Setengah Lurus
Surat yang berbentuk setengah lurus
disusun dengan aturan, semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang
sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak lima ketukan
dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama di antara paragraf yang
satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.
Keterangan:
1)
Kop Surat
2)
Perihal dan Nomor Surat
3)
Tempat, tanggal dan
tahun surat
4)
Salam Pembuka
5)
Isi Surat
6)
Inti atau Pokok Surat
7)
Salam Penutup
8)
Tanda tangan dan Nama
Terang
2.
Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada dasarnya hampir
sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat,
nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya
terletak di margin sebelah kiri.
Keteraangan:
1)
Kop Surat
2)
Perihal dan Nomor Surat
3)
Tempat, tanggal dan
tahun surat
4)
Salam Pembuka
5)
Isi Surat
6)
Inti atau Pokok Surat
7)
Salam Penutup
8)
Tanda tangan dan Nama
Terang
3.
Bentuk Lekuk dan Gerigi
Bentuk Lekuk dan Gerigi yaitu
setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf
yang lainnya tidak perlu berjarak.
Keterangan:
1)
Kop Surat
2)
Perihal dan Nomor Surat
3)
Tempat, tanggal dan
tahun surat
4)
Salam Pembuka
5)
Isi Surat
6)
Inti atau Pokok Surat
7)
Salam Penutup
8)
Tanda tangan dan Nama
Terang
4.
Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu
penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.
Keterangan:
1)
Kop Surat
2)
Perihal dan Nomor Surat
3)
Tempat, tanggal dan
tahun surat
4)
Salam Pembuka
5)
Isi Surat
6)
Inti atau Pokok Surat
7)
Salam Penutup
8)
Tanda tangan dan Nama
Terang
5.
Bentuk Resmi Indonesia
Baru
Bentuk resmi Indonesia baru
merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya
dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada
pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
Bagian-bagian surat:
1)
Kepala Surat atau Kop
Surat
2)
Nomor Surat
3)
Tanggal Surat
4)
Lampiran Surat
5)
Hal atau Perihal
6)
Alamat dalam Surat
(siapa yang dituju)
7)
Salam Pembuka
8)
Isi Surat: Alinea
Pembuka, Alinea Isi, Alinea Penutup
9)
Salam Penutup
10) Pengirim
Surat
11) Tembusan
Surat
12) Inisial
(http://rahmadkurnia1998.blogspot.co.id.)
2.5
Jenis-jenis Surat
Masyarakat
sudah mengenal surat dari dulu sebelum adanya perkembangan teknologi yang bisa
merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih
dengan menggunakan alat komunikasi. Sebelumnya masyarakat hanya mengetahui
surat tanpa tahu surat tersebut termasuk ke dalam surat jenis apa.
Secara umum surat digolongkan
menjadi tiga fungsi atau tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat resmi, dan
surat niaga.
1)
Surat
Resmi
Surat resmi adlah surat yang
biasa digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun
organisasi.
Contoh dari surat resmi
adalah surat undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ada pun ciri-ciri
surat resmi adalah:
-
Menggunakan
kop surat apabila dikeluarkan organisasi
-
Ada
nomor surat, lampiran, dan perihal
-
Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang lazim
-
Penggunaan
ragam bahasa resmi
-
Menyertakan
cap atau stempel dari lembaga resmi
-
Ada
aturan format buku
Contoh :
2)
Surat
Pribadi
Surat pribadi adalah surat
yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa dibilang surat yang
tujuannya hanya untuk seseorang. Surat ini yang ditujukan antara sesama teman
atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi adalah tidak menggunakan kop surat,
tidak ada nomor surat, salam pembuka dan penutup bervariasi, menggunakan bahasa
bebas yang sesuai dengan keinginan dari si penulis, dan format tulisan surat
bebas. Surat ini termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harus
memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh menggunakan
bahasa yang semaunya.
Contoh
:
3)
Surat
Niaga
Surat niaga adalah surat yang
biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
usaha industri, bisnis, dan usaha jasa. Biasanya surat niaga dibuat oleh
perusahaan untuk mencari keuangan. Surat ini sangat berguna dalam membangun
hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar. Ada
beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga yaitu surat jual beli, kwitansi,
dan perdagangan. Surat niaga juga format tulisannya hampir sama dengan surat
resmi. (http://rahmadkurnia1998.blogspot.co.id.)
Contoh
:
2.6 Bahasa
Surat
Pada
dasarnya, bahasa surat merupakan kunci utama dalam menulis surat. Seseorang
yang keliru dan kurang teliti dalam menggunakan bahasa di dalam suratnya, maka
surat tersebut tidak akan dapat dipahami oleh si pembacanya. Bahkan surat
tersebut bisa jadi tidak akan dibaca oleh si penerima surat.
1)
Penggunaan
bahasa Indonesia dalam surat
Penggunaan kata-kata yang
belum dikaji kebenarannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata seperti gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih,
bikin, dan yang semacam itu adalah termasuk kata yang tidak baik. karena
kata-kata yang dianggap baik adalah seperti bagaimana,
mengapa, nanti, memberi, membuat.
2)
Kata
yang lazim
Pilihlah kata-kata yang lazim
atau memakai isitilah dalam bahasa Indonesia. Seperti masukan bukan input, suku cadang bukan spare part, dan peringkat bukan ranking.
3)
Kata
yang cermat
Kata memohon,meminta, menugasi, memerintah, menganjurkan, dan menyarankan merupakan kata-kata yang
mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dpat memilih kata
tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam surat.
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya sesuai dengan kedudukan
orang yang dikirimi surat tersebut. Apakah penerima surat lebih tinggi pangkat
atau kedudukannya, atau sederajat dengan pengirim surat.
4)
Ungkapan
Idiomatik
Unsur-unsur dalam ungkapan
idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur-unsur itu tidak boleh ditambah,
dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik antara lain: sesuai dengan, bertemu dengan, terbuat dari,
dan luput dari.
5)
Ungkapan
yang bersinonim
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim
atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus.
Contoh: sejak dan dari, adalah
dan merupakan, butuh dan perlu.
(http://rahmadkurnia1998.blogspot.co.id.)
Bahasa Surat
Dalam
korespondensi, bahasa memegang peranan yang sangat penting. Hal ini dikarenakan
surat merupakan perwujudan buah pikiran dalam bentuk tulisan yang dapat dibaca
dan diresapi secara berulang-ulang. Maka dari itu, seorang penulis surat
haruslah berhati-hati dalam menggunakan kata-kata dalam menyusun kalimat serta
pemakaian kata dan frasanya.
Menurut Surono
dalam (Rahardi, 2008:45-47) bahwa bahasa surat dalam aktivitas surat-menyurat
itu dapat berkualifikasi baik, penulis surat harus memperhatikan hal-hal
berikut:
1.
Memilih kata-kata yang
tepat dan jelas
Penulis surat harus menggunakan
kata-kata sederhana yang bersift umum dan mudah dimengerti dan siapa pun. Dia
harus menghindari pemakaian kata-kata yang sulit dan kata-kata asing yang belum
dikenal umum.
2.
Menggunakan bahasa yang
baik dan teratur
Bahasa yang baik, teratur, enak
dibaca, sederhana, mudah dimengerti, tidak membosankan, akan membuat penerima
surat mengerti dengan jelas maksud dari surat tersebut.
3.
Mengusahakan memakai
bahasa yang tidak menimbulkan keragu-raguan
Bahasa surat yang tegas dan yang
mantap akan sangat berpengaruh pada setiap pembaca. Bahasa surat yang
menimbulkan keragu-raguan dan ketidakpastian bisa menimbulkan salah informasi.
4.
Menggunakan bahasa yang
sopan, ramah, dan hormat
Seorang penulis surat dikatakan
ramah dan sopan, hanya jika ia cermat dan bijaksana dalam menyampaikan
maksudnya.
5.
Menggunakan
kalimat-kalimat yang singkat dan lengkap
Kalimat yang singkat adalah kalimat
yang isinya to the point atau langsung membicarakan persoalannya, dan tidak
memberikan keterangan yang ada di luar pokok persoalannya.
6.
Menggunakan
kalimat-kalimat yang segar dan yang positif konotasinya
Kalimat segar yaitu kalimat yang
enak untuk dibaca, mudah untuk dimengerti maksudnya dan menimbulkan perasaan
yang mantap serta menyenangkan pembacanya.
7.
Menghindari penggunaan
keterangan yang rangkap
Penggunaan keterangan yang rangkap tidak
perlu karena keterangan yang berlebihan itu di samping kurang hormat juga dapat
membosankan pembacanya.
III.
PENUTUP
Surat adalah media komunikasi yang
berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai
dengan keinginan penulis surat.
Surat ada yang tidak resmi dan ada
juga yang resmi. Contoh surat resmi adalah surat dinas sedangkan contoh surat
tidak resmi adalah surat pribadi.
Surat memiliki fungsi sebagai alat
komunikasi, wakil penulis, alat untuk menghemat waktu, tenaga dan biaya, dan
sebagai bukti tertulis.
Surat juga masih penting untuk kita
gunakan sebab dari semua arti, fungsi, dan lain-lain surat dapat digunakan di
jaman sekarang walaupun bisa di bilang di jaman sekarang sudah bukan lagi
jamannya surat-menyurat. Kita bisa mempergunakan alat komunikasi yang ada agar
tidak terlalu memakan waktu banyak walaupun surat sudah bukan lagi barang yang
penting di jaman sekarang, apa salahnya kita bisa membudayakan alat komunikasi
yang ada pada jaman dahulu agar tidak punah pada masa sekarang.
DAFTAR PUSTAKA
Dalman.
(2016). Keterampilan Menulis.
Jakarta: Rajagrafindo Persada.
Kunjana
Rahardi. (2008). Surat Menyurat Dinas.Yogyakarta: Pustaka Book Publisher.
SURAT
MENYURAT
(Makalah)
Disampaikan untuk Memenuhi Tugas Mata
Kuliah Keterampilan Menulis
pada Prodi Pendidikan Bahasa dan Sastra
Indonesia
Dosen Pengasuh : Dr.Hi. Dalman, M.Pd.
Disusun Oleh: Kelompok VIII
Nama NPM
Rita Marzela 151210109
Siti Fatimah 151210121
Umiyati 151210133
STKIP-PGRI
BANDAR LAMPUNG
2016
KATA
PENGANTAR
Puji
syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat serta hidayah-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas makalah Keterampilan Menulis ini
sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Makalah yang berjudul “Surat
Menyurat Dinas”.
Dalam
penulisan makalah ini penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Dr.
Dalman,M.Pd. selaku dosen pembimbing mata kuliah Keterampilan Menulis yang
telah memberikan pengarahan dan dorongan dalam menyelesaikan makalah ini.
Penulis
berharap semoga Allah SWT memberikan balasan yang setimpal kepada pihak yang
telah memberikan bantuan dan menjadikan semua bantuan menjadi ibadah. Dalam
penulisan makalah ini penulis merasa masih banyak terdapat kekurangan baik dari
teknis penulisan maupun materi. Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak
sangat penulis harapkan demi penyempurnaan makalah ini.
Bandar
Lampung, Januari 2016
Penulis
|
i
|
DAFTAR
ISI
KATA
PENGANTAR.......................................................................................................... i
DAFTAR
ISI......................................................................................................................... ii
I
PENDAHULUAN............................................................................................................. 1
II
PEMBAHASAN............................................................................................................... 2
2.1
Pengertian Surat............................................................................................................... 2
2.2
Bagian-bagian Surat......................................................................................................... 3
2.3
Fungsi Surat..................................................................................................................... 5
2.4
Bentuk-bentuk Surat........................................................................................................ 8
2.5
Jenis-jenis Surat............................................................................................................... 10
2.6
Bahasa Surat................................................................................................................... 12
III
PENUTUP....................................................................................................................... 15
Kesimpulan............................................................................................................................ 15
DAFTAR
PUSTAKA
|
ii
|
No comments:
Post a Comment